Les démarches nécessaires à la préparation des assemblées générales (AG) des sociétés commerciales sont nombreuses et très précises. Afin de prendre en compte l’usage accru des procédés numériques, des évolutions sont à noter quant à l’organisation de ces AG…
Assemblée générale de société : numérisation des échanges
Afin de prendre le pas des avancées sur l’usage du numérique tout en simplifiant certaines procédures, le Gouvernement propose quelques évolutions concernant la préparation de ces assemblées générales.
Ainsi, des changements sont apportés concernant les obligations de convocation et d’information des actionnaires inscrits au nominatif.
Par « actionnaires inscrits au nominatif », il faut comprendre ceux qui détiennent leurs actions directement auprès de la société et qui sont, par conséquent, inscrits dans le registre des actionnaires.
Par opposition, les actionnaires détenant des actions « au porteur » sont ceux faisant appel à un intermédiaire pour la gestion de leurs actions.
Auparavant, le principe pour l’envoi des différentes pièces relatives à l’assemblée générale à ces actionnaires inscrits au nominatif était l’envoi par voie postale. La voie électronique ne pouvait alors être utilisée qu’après avoir obtenu l’accord des associés.
Désormais, c’est la voie électronique qui peut directement être utilisée sans qu’il soit nécessaire d’obtenir leur accord.
De la même façon, une mesure d’allégement est prise concernant les documents à annexer aux formulaires de vote par correspondance remis aux actionnaires.
Les sociétés pourront désormais s’exonérer d’annexer ces documents physiquement aux formulaires dès lors que ceux-ci sont mis à disposition sur un site internet dont l’adresse est communiquée aux actionnaires.
Il en va de même lorsqu’un actionnaire demande à se faire communiquer les documents de la liste consultable ici. La société ne sera plus tenue de les lui envoyer dès lors que ces informations apparaissent sur son site.
Date d’enregistrement : assouplissement des délais
Avant une assemblée générale, afin d’établir de façon définitive la liste des actionnaires, et les droits de vote assortis, qui participeront à l’assemblée, mais aussi ceux qui pourront demander l’inscription d’une résolution à l’ordre du jour, les sociétés doivent établir un état des lieux de l’actionnariat dans un délai précis avant l’assemblée.
L’objectif est, en pratique, de déterminer précisément, à date, qui sont les actionnaires et quels sont les droits que leurs garantissent leurs actions.
Cette date d’enregistrement était jusque-là fixée à 2 jours ouvrés avant la tenue de l’assemblée générale.
Dorénavant, c’est 5 jours ouvrés avant la tenue de l’assemblée qu’est fixée la date d’enregistrement.
Conservation des mandats : changement sur la durée de conservation
Dernier point de simplification proposé : les mandats qui sont donnés à des personnes pour représenter les actionnaires pendant les assemblées devront être conservés par la société pour une durée minimale de 2 ans après l’assemblée.
Cette durée était initialement de 3 ans.
L’ensemble de ces modifications est applicable depuis le 16 février 2026, à l’exception de celle concernant l’envoi dématérialisé des convocations qui n’entrera en vigueur que pour les convocations faites à compter du 1er juillet 2026.
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